Stel je voor: je hebt nood aan vervoer naar je doktersafspraak, maar geen enkele manier om op de locatie te geraken. Voor die mensen kwam de Liberale Mutualiteit met de VZW Hop-In op de proppen. Via de organisatie zetten tal van vrijwilligers zich dagelijks in om mensen te helpen met hun niet-dringend (medisch) vervoer. Onder zo’n hartverwarmend project hebben wij met veel plezier onze schouders gezet.
Het volledige traject om een vrijwilliger te koppelen aan een hulpbehoevende kan best tijdrovend zijn. Net daarom had de VZW nood aan een volledige digitalisering achter de schermen. Tegelijk moesten we wel rekening blijven houden met de doelgroep van de organisatie. In het algemeen verkiest die namelijk om te telefoneren of om in een kantoor binnen te stappen om een afspraak vast te leggen. Medewerkers van Hop-In moeten dus zelf heel snel en eenvoudig alles kunnen consulteren en aanvullen, van waar de aanvraag ook wordt gedaan.
Een all-in-tool die de volledige workflow van Hop-in in goede banen leidt. Het volledige proces gebeurt nu zo automatisch mogelijk. En met succes! De applicatie wordt tot op vandaag erg frequent gebruik en draagt bij tot het succes van dit project. De vrijwilligers van Hop-in konden al heel wat mensen uit de nood helpen en dat aantal blijft nog steeds gestaag groeien.
Een vlotte workflow begint met de digitalisering van het volledige proces. Daarom zorgden we ervoor dat alle gegevens in een complete webapplicatie werden gegoten.
Wanneer iemand naar het callcenter belt, opent onze tool die meteen alle klantgegevens toont. Zo kan er heel snel een ritaanvraag toegevoegd worden aan de kalender. Daarna ziet de medewerker welke vrijwilligers in de buurt op dat moment eventueel beschikbaar zijn. Een automatische e-mail wordt verzonden naar de vrijwilliger, die op zijn beurt in de e-mail kan aanduiden of hij de opdracht kan aannemen, of niet.
Extra handig: wanneer iemand aanduidt dat hij niet beschikbaar is, verspringt zijn of haar status onmiddellijk naar niet beschikbaar voor die periode. Op die manier worden vrijwilligers nooit tot vervelens toe lastig gevallen met aanvragen.
Wanneer we onze applicatie een all-in-one tool noemen, menen we dat ook echt. Onze webapplicatie beheert namelijk ook de volledige facturatie van Hop in. De vrijwillige chauffeurs krijgen een kostenvergoeding, die na elke rit wordt uitbetaald. Met onze applicatie houdt de VZW gemakkelijk bij wie nog uitbetaald moet worden en vinden ze gemakkelijk een overzicht van alle facturatiegegevens. Zonder vrijwilligers kon het project nooit succesvol worden, daarom is het belangrijk om hun altijd tevreden te houden en daar hoort een correcte uitbetaling nu eenmaal bij!
Bij een project als Hop-in staat menselijkheid uiteraard centraal. Mensen die vrijwillig andere mensen helpen is nu eenmaal erg hartverwarmend.
Bij dit project konden we pas echt tevreden zijn als er ook echt mensen geholpen werden met onze applicatie. Onze tool mag nog zo allesomvattend zijn, zonder gebruikers zou het niets voorstellen. Gelukkig mogen we stellen dat ons werk zeker zijn vruchten heeft afgeworpen. Met maar liefst 15 967 ritten, goed voor 411 102 kilometer, op de teller mogen we wel degelijk van een succes spreken. De drukste week tot nu toe was de week van 27 november 2019. Toen werden maar liefst 234 ritten uitgevoerd, goed voor 5486 kilometer! De populariteit van de organisatie neemt ook nog steeds toe. In 2018 vonden meestal rond de 120 ritten per week plaats, terwijl dit aantal in 2019 eerder rond de 175 lag!
